تشارك العديد من المؤسسات العملاقة أو حتى المؤسسات الصغيرة والمتوسطة (إذا حصلوا على دعوة مجانية أو مدفوعة) في المعارض والملتقيات المحلية وأكثرها العالمية، ويكون حجم الاستفادة متفاوت بين البسيطة الى المعدومة في معظم المشاركات بالنسبة لحجم التكاليف.
طوال فترة الثمان سنوات التي قضيتها في هذا المجال شاركت في العديد من المعارض والملتقيات وأجد نفسي أشارككم بعض النقاط البسيطة للخروج بنتيجة عشرة من عشرة في مشاركاتكم والحصول على توصيات رائعة من مسؤولكم المباشر. (هذا الموضوع غير مرتبط بوظيفة خاصة أو مؤسسة معينة)
موازنات تهدر بدون عوائد!
معظم المؤسسات الكبيرة تستثمر مبالغ طائلة في عمليات التسويق لهويتها التجارية والخدمات التي تقدمها أو السلع التي تصنعها وهذه خطوة هامة وصحيحة من قبل أصحاب القرار، جزء كبير من هذه الموازنة يتم صرفه في المعارض والملتقيات وجزء آخر في الرعايات والمؤتمرات، ولكن الاستثمار في مثل هذه المشاركات القصيرة والتي لا تتجاوز اليوم الواحد إلى ثلاثة أيام في الغالب ينبغي أن يكون لها مردود مضاعف و مثمر على المدى الطويل سواء في زيادة الأرباح أو تأصيل هوية المؤسسة أو خلق قنوات تواصل مع المؤسسات ذات العلاقة.
“يفضل أن يتم اعتماد المشاركات ضمن الخطة التسويقية والمالية للمؤسسة وإلا فإن المشاركات العرضية هي هدر للموازنات والجهد لا أكثر”
في رأيي الشخصي أهم ما تقدمه هذه المشاركات في المعارض والملتقيات والمؤتمرات هو انها تمثل منصات جاذبة للتعارف وتقوية جسور التواصل مع أصحاب الأعمال ذوي العلاقة والتسويق ومناقشة الفرص الاستثمارية، لذلك تنسيق جدول للاجتماعات واللقاءات مع العارضين ومحاولة معرفة الخدمات وفرص الأعمال المتوفرة هو اجراء في غاية الأهمية، وهذا ما يحدث في معرض المطارات السنوي في دبي ، فجاءت التعليقات ايجابية من الفريق الممثل للشركة حول كمية الاجتماعات التي نفذت والعدد الهائل من الشركات والمسؤولين الذين تعرفوا عليهم.
التخطيط للمشاركة
التخطيط أمر مهم جدا لإنجاح مشاركة المؤسسة بالصورة المطلوبة والاستغلال الأمثل للأموال والجهد، هناك العديد من القوالب الجاهزة في الشبكة العنكبوتية (الانترنت) التي تساعدك على التخطيط الجيد لمثل هذه الفعاليات ولكنها تحتاج لبعض التعديلات التي تتماشى مع سياسة واجراءات المؤسسة التي تعمل بها، من الجيد أيضا أن يكون لديك وقت كافي لوضع الأهداف وتوزيع المهام على الفريق ومعرفة تفاصيل الجهات المشاركة في المعرض، ومن الأمور التي يتم إهمالها في العادة هو الجدول الزمني لإنجاز الأعمال مثل متابعة تفاصيل المشاركة و تسليم المستندات المطلوبة وتجهيز العروض المرئية والتصاميم الخاصة بجناح المؤسسة.
التسويق الصحيح
من الجوانب التي قد تهمل في المعارض هي الرسائل التسويقية والتي من المهم أن تعكس الهدف من المشاركة، فعند المشاركة في معارض التوظيف على سبيل المثال يجب على الرسائل أن تتمحور حول الموارد البشرية وليس الترويج لسلعة أو خدمة تجارية، وكذلك التغطيات الإعلامية حيث يجب أن تحصل المؤسسة على أكبر قدر من النصيب الإعلامي بحكم البيئة الخصبة التي تقدمها مثل هذه المعارض والملتقيات، والأمر الأخير هو توفير المنشورات والكتيبات التي تساعدك في تسويق مؤسستك بالشكل الصحيح.
ماذا بعد المشاركة
القليل من هم يهتموا بهذا الجانب والذي يجب أن يكون أحد أهم العناصر التي تحتاج إلى متابعة، أذكر بعد انتهائنا من معرض المطارات في دبي (Airports Show 2016 Dubai) قامت مجموعة من المؤسسات بالتواصل مع أصحاب القرار في الشركة وطلب لقاء خاص في المكتب الرئيسي لعرض خدماتهم والبحث عن فرص التعاون والعمل بين المؤسستين، وهذا من الأمور المهمة التي تساعد على خلق جسور تواصل متينة، فالمعارض والمؤتمرات ليست أكثر من تبادل لبطاقات الأعمال التعريفية وبعدها يأتي العمل الحقيقي، أذكر أحد رواد الأعمال الذي التقيت به قبل عدة سنوات في أحد المعارض وقد تبادلت معه أرقام التواصل ولا زال يعرض خدماته بين الفينة والأخرى حتى تحصل على مراده.
في الختام لربما يعتقد البعض بأن الإعداد للمعارض هو أمر سهل وليس بذلك التعقيد، ولكن هذا يعتمد على حجم الفائدة المطلوبة، ومما لاشك فيه أن المعارض والمؤتمرات والملتقيات هي منصات مهمة لإبراز هوية المؤسسة والتعريف بأنشطتها وبناء جسور التواصل، وكما هو معروف في عالم الأعمال بأن العلاقات تأتي أولا ودائما، سواء كنت موظف في العلاقات العامة والإعلام أو مهندس أو فني أو رائد أعمال، الإعداد والتخطيط الجيد للمشاركة في مثل هذه المحافل والتجمعات هي فرصة من أجل رفع فرص حصولك على أكبر قدر من العلاقات والمعرفة والتسويق والترويج للمؤسسة والمجال الذي تعمل به.
