الكثير من كانوا يعملون بجهد وتحت الضغط خلال ساعات العمل ولربما يأخذهم الوقت سريعا ليدركوا أن اليوم قد انتهى بالنسبة لهم وأنهم لم ينجزوا ما كان يتوقع منهم، أو بالأحرى لا يعلمون كيف مضت ساعات المكتب الثمان بدون انجاز يذكر!
أحد الموظفين كان يتذمر حول عدم كفاية ساعات العمل وانه يتمنى لو كانت أطول، موظف آخر يأخذ ملفاته وحاسبه للبيت لعل وعسى يجد بعض الوقت لإنهاء ما تراكم من العمل في مكتبه، وأنا شخصيا كنت لا اختلف عن هؤلاء الموظفين.
تجارب متواضعة
عندما كنت أتحدث مع معظم الموظفين حول أسباب الشعور بعدم الانجاز وطريقته في المعالجة، كان الجميع يشاركني تجاربه وحلوله والتي كانت مليئة بالمحاولات المتواضعة، في تلك الفترة كنت أقرا الكثير حول إدارة الوقت والبحث عن حلول جذرية وكانت النتائج بالنسبة لي جيدة ولكنها لاتخلو من التحدي، بعض التحديات على سبيل المثال كثرة المشتتات مثل الذين يمرون على مكتبك لإلقاء التحية أو المساعدة، أو طلبات مسؤولك المستعجلة والطارئة، الاجتماعات العرضية، مشاغلك الشخصية التي تكاد لاتنتهي، وأخيرا وليس آخرا الحوارات الاجتماعية.
قاعدة الثلث
خلال العامين الماضيين كنت أقوم بجلسات تقييم الأداء الوظيفي للموظفين وكانت احد مخرجات هذه الجلسات هي قاعدة الثلث والتي تركز على ثلاث جوانب والتي من المهم ان تكون حاضرة خلال اليوم للشعور في نهاية اليوم بحجم الإنجاز، الجانب الاول هو المهام والمسؤوليات التي تؤديها من أجل الآخرين، الجانب الثاني وهو مشاريعك الشخصية والتي من خلالها تطور من كفاءة القسم او المجال المسؤول عنه، والجانب الأخير والذي يكون مفقود في غالب الأحيان هو الاطلاع والابداع ، حيث يتطلب هذا الجانب الإلمام بالمستجدات والتطورات في مجال عملك، والعمل على مبادرات ابداعية او تطوعية في مكان العمل.
قائمة المهام
لمعرفة حجم انجازك خلال اليوم او الأسبوع يجب عليك ان تكتب قائمة بالمهام التي يجب متابعتها وإنجازها، أحمد موظف مجتهد ويؤدي اي عمل يسند له ولكن دائما ما يشتكي عدم وجود مهام يقوم بها في حال غياب مسؤوله، وهنا يأتي أهمية التخطيط لكل يوم تأتي فيه الى المكتب، فأنت المسؤول عن كل وقتك، وهنا يحتاج ان تكون لديك قائمة بالمهام التي سوف تنجزها اليوم ويجب ان تشمل على الجوانب الثلاثة التي تحدثنا عنها بالأعلى.
الاجتماع السري
الاجتماع السري هو احد الحلول للعمل على بعض المهام التي تحتاج الكثير من التركيز، وإنجازها يتطلب تجنب اي مشتات، أتذكر في بعض الأحيان لإكمال تقرير او عمل عرض للإدارة العليا كان يتطلب مني ان ابحث عن احد قاعات الاجتماعات او المكاتب المتوفرة لإنهاء الأجزاء التي تحتاج الى صفاء ذهن وعدم المقاطعة، تطبق الشروط حول عدم استخدام الهاتف أو الانشغال بأي أمر آخر، والا يتجاوز الاجتماع اكثر من ٣٠ دقيقة الى ساعة كحد أقصى.
يقول الكاتب الامريكي جاكسون براون “لا تقل أبدا انك لا تملك الوقت الكافي.. فإن جميع العظماء كان يومهم هو ٢٤ ساعة ولم يزد!”
لا يزال بإمكانك ان تعيد النظر في طريقة استغلالك للوقت في العمل والشعور بحلاوة الإنجاز في نهاية اليوم دون الحاجه الى ساعات إضافية او أخذ اعمالك للبيت!
