يعتبر البريد الإلكتروني بالمؤسسة هو أحد الأدوات الرئيسية للتواصل، ولكن في خضم ضغط العمل وكمية المراسلات المتداولة بين الأفراد سواء من داخل أو خارج المؤسسة، كيف بالإمكان التأكد من أن الموظفين قد فتحوا واطلعوا على التنويه المرسل بخصوص الاستراتيجية الجديدة للمؤسسة، أو الرسائل التوعوية التي تُلزم الجميع بإرتداء بطاقاتهم التعريفية في مكان العمل!
لطالما كان البريد الإلكتروني يشكل أحد التحديات التي واجهتها في المؤسسات التي عملت بها عند استخدامه كأداة للتواصل الداخلي، حيث كانت البداية هي محاولة كسر الأرقام في عدد الرسائل المرسلة خلال اليوم أو الأسبوع الواحد ، ومن ثم تطور الأمر إلى الحاجة لإيجاد تصميم جذاب لتأطير الرسالة ، وتطور بعدها إلى وضع جدول يومي واسبوعي وشهري من أجل التنوع وإشراك جميع الوحدات في المساهمة وإمداد القسم الإعلامي بالرسائل التي كنا نعتقد أنه من المهم على الموظف أن يكون على اطلاع بها، وهنا بدأ القارب بالغرق !
قبل التطرق إلى الحلول وكيفية التغلب على هذا التحدي، فقد طرحت سؤال في شبكات التواصل الاجتماعي حول اسباب إهمال الموظفين لرسائل الدوائر الإعلامية في الشركة، وكانت الردود إيجابية، حيث شارك في الإستفتاء أكثر من ٢٨٠ مغرداً شاركوا في الاستفتاء بالتويتر، ولقد تفاعل البعض في شبكات التواصل الأخرى مثل الواتساب والفيسبوك و لينكدإن ، وقدموا آراء إضافية حول هذه القضية مثل أسباب تتعلق بضغط العمل ، وتسريب المعلومات بين الموظفين، وعدم وجود إطار زمني للرسائل المرسلة وغيرها.
من خلال خبرتي في التواصل المؤسسي، سيبقى البريد الإلكتروني هو الأداة الرئيسية والموثوقة للتواصل مع الموظفين لفترة طويلة، ولكن يبقى هو كيفية الاستفادة بالشكل الكامل والفعال من هذه الأداة، وسوف ألخص ٧ طرق للاستغلال الأمثل للبريد الإلكتروني في التواصل الداخلي:
أولا: موعد أخذ الدواء
كما أن الدواء له مواعيد خاصة لتناولها، كذلك الموظف يحتاج لمواعيد محددة لاستلام الرسائل من قبل مؤسسته، هذا التأطير الزمني مهم جدا ويعتمد على بيئة العمل للمؤسسة، فمثلا لا يفضل إرسال الرسائل المهمة بين الساعة التاسعة والثانية عشر ظهرا وذلك بسبب الاجتماعات لمدراء ورؤساء الدوائر والأقسام، وكذلك بالنسبة إلى النصف ساعة الأخيرة قبل انتهاء ساعات العمل، من أجمل الأمثلة لهذا الاتجاه ومدى فاعليته هو إرسال رسالة الرئيس التنفيذي للشركة في الأول من كل الشهر في تمام الساعة الثامنة صباحا وكان الكل دائما ملتزم بذلك ، وهذا ما جعل نسبة الاطلاع على الرسالة عالية بين الموظفين.
ثانيا: خير الكلام ما قل ودل
أذكر ذلك البريد المرسل من فريق دائرة الصيانة بشكل شهري حول جدول قطع التيار الكهربائي في المكاتب من أجل دواعي الاختبار والسلامة، وفي كل مرة يتفاجئ الموظف وينزعج بسبب قطع الكهرباء والذي يترتب عليه فقد الكثير من أعمالهم بالرغم من التنبيه المسبق! السبب في ذلك هو كمية التفاصيل المرسلة في التنويه، لذا يفضل بأن يتم تقليل المحتوى لأكبر قدر ممكن والتركيز على ما يهم الموظف فقط.
ثالثا: وتبقى الصورة بألف كلمة
الجميع يتفق بأن للصورة تأثير كبير في توصيل الرسالة، وأصبح استغلال الصور أكثر متعة وجذب لمن هم كثير الانشغال ولديهم ما يكفي لقراءته، فهناك مواقع تواصل أصبحت رائدة بسبب اعتمادها على الصورة دون المحتوى المكتوب مثل الانستجرام، والإعلانات التوعوية والترويجية الناجحة كذلك أصبحت الصورة عنصرها الرئيسي، ولكن يجب الحذر من الاستخدام الخاطئ للصور وخصوصا عند استخدامها في الرسائل التي تهدف إلى تعريف الموظفين بالمستجدات في اللوائح والأنظمة واستراتيجيات الشركة.
رابعا: الإنطباع الأول
إذا افترضنا أن البريد الإلكتروني هو منتج وله برنامج ولاء فسوف نسعى دائما للمحافظة على سمعته بين العملاء، وللتأكيد على أهميتها كأداة فاعلة للتواصل يتطلب ذلك انتقاء الرسائل بعناية، من تجربتي الشخصية عندما أفقد الاهتمام بأي عنوان بريدي مثل إعلانات التدريب أو النشرات الدورية لموقع ما، فإنني أبدأ بمسح الرسائل فور وصولها دون معرفة مضمونها، وذلك بسبب الانطباع الأول المكتسب من رسالة واحدة لم تخدم اهتمامي! و للتخلص من الرسائل التي قد تؤثر في قوة ومكانة البريد الإلكتروني ينصح باستخدام قنوات التواصل الأخرى المتوفرة بالمؤسسة.
خامسا: المكتوب باين من عنوانه
من الحلول المتقدمة والفعالة هي بأن تقوم بإنشاء أكثر من حساب للتواصل مع الموظفين، كل عنوان يكون معني بأهداف ورسائل متعارف عليها في المؤسسة، فعندما يتعلق الأمر باستراتيجية المؤسسة ومدى أهمية التواصل الداخلي مع الموظفين لتعزيز الفهم الصحيح لأهداف الخطة وما يندرج ضمنها من تأمين الرضا الوظيفي والتشجيع على الإبداع وتحديد ومتابعة الأداء المؤسسي وغيرها، جميع ذلك يتطلب وجود عنوان بريد إلكتروني خاص لاحتواء جميع الرسائل للتواصل الداخلي، وهذا من شأنه سوف يـُمكن الموظف من متابعة كل التطورات والمستجدات من خلال عنوان واحد فقط.
سادسا: نظام المجموعات
عند التعامل مع عدد كبير من الموظفين والوحدات الإدارية فإنه من الجيد إنشاء مجموعات خاصة سواء حسب التدرج الإداري أو موقع العمل، فمثلا الرسائل التي تتعلق بأمن وسلامة الموظفين في المصنع أو الورشة قد تكون غير مهمة للموظفين الإداريين الذين يعملون في المكاتب والعكس صحيح، وهذا بدوره سيرفع من كفاءة البريد الإلكتروني و سيقلل من عدد الرسائل المرسلة والغير مهمة .
سابعا: شاركنا بآرائك ومقترحاتك
لطالما كان هذا الجانب مفقود بشكل واضح في التواصل الداخلي، يعتبر سؤال الموظفين حول تبادل آرائهم ومقترحاتهم في تطوير التواصل الداخلي من العوامل الأساسية في تطوير فاعلية المحتوى المستخدم عبر البريد الإلكتروني، و لكون محور التواصل هو الموظف فهذا يعني بأن المنتج المرسل له يجب أن يتناسب مع احتياجاته واهتماماته من أجل تحقيق التفاعل الإيجابي.
قبل أن أختم هذه التدوينة، أذكر حجم التحديات التي مريت بها عندما يشتكي موظف حول ضعف التواصل المؤسسي أو التوقيت لم يكون مناسب أو عدم وضوح الرسالة، ولكن بانتهاجي للطرق السبعة المذكورة أعلاه من أجل استخدام البريد الإلكتروني بفاعلية في التواصل المؤسسي كانت ايجابية بشكل كبير، اذا لديك أية تجارب ناجحة في استخدام البريد الالكتروني في التواصل أو مقترحات اخرى ارجو مشاركتها في التعليقات بالأسفل.
كلام جميل بالفعل وفي موقعه
انا من النوع الذي لا يفتح البريد الالكتروني سواء الخاص في العمل عير نظام outlook او الخاص بس عبر الهوتميل الا في العمل وقبل انتهاء وقت الدوام الرسمي في حال كنت قد انهيت كافة الاعمال طبعا قبل ذلك فتره ، واما بخصوص بريد العمل والذي هو محور حديثك اخي العزيز فإنني دائما عندما افتح برنامج البريد الخاص بالعمل والمذكور مسبقا فلا أجد الا بضع رسائل تتعلق بقطع الكهرباء او الشبكه في أيام الاجازه الرسميه الاسبوعية او عادة تنبيهات تختص بالحضور و الانصراف والتي حسب ما رأيته انه الكثير من الموظفين لا يملكون درايه بوجوده وأعني هنا ما يخص امر الحضور والانصراف ، حيث انني عندما تحدثت عن الموضوع امام بعض الموظفين انظر في وجوههم التفاجأ بوجود هذا النظام في نظام البريد الالكتروني والبعض يقول انا لا أملك البرنامج بالاصل لانني لم اقم بتفعيله عبر طلب ذلك من المختصين في تقنية المعلومات بالمؤسسة رغم اقامة المؤسسة ببرامج توعية حول أهميته عبر المحاضرات والتعاميم التي ترسل في نظام المراسلة الاخر الذي تستخدمه المؤسسة والذي كافة موظفي الوزارة يستخدمونه اكثر من النظام الاخر ولا يفوتهم يوم إلا وقد قاموا بالاطلاع عليه يوميا ولأكثر من مره في اليوم نظرا لاستخدامه كنظام إرسال لمهام العمل والمراسلات بين الاقسام والدوائر داخليا والمراسلات الخارجية
اخي طلال
جميع النقاط التي طرحتها في تعليقك مهمة جدا وصحيحة ، ولعل الأشكال هنا في الفريق المختص والمسؤول عن التواصل الداخلي بالمؤسسة ، اعتقد تجاهل الموظفين للبريد الالكتروني هو افتقادهم لما يجذب اهتمامهم وحاجتهم لمثل هذه الاداة في التواصل.
شاكر لك مرورك الطيب
دمت بود