ضمن التحديات التي تواجهها في مسيرتك المهنية هو وضع المؤشرات الصحيحة لقياس الأداء في بداية كل عام لما يتطلب من مواءمة بين أهداف المؤسسة وبين ما يؤديه الموظف فعليًا، فقد يتطلب الأمر الكثير من الاستيعاب والاطلاع والتناغم بين الأطراف المشتركة، وفي معظم الأحيان ينتهي الأمر بين ساقم ويائس في نهاية المطاف نتيجة انعدام التوافق. تسعى المؤسسات جاهدة لوضع إطار عملي واضح لتطبيق مبدأ مؤشرات قياس الأداء، ولكن الأمر لا يبدوا بتلك السهولة بالنظر إلى هيكلة المؤسسة وحجم الأعمال بها.
الفهم هو نصف الحل
لم أخطط في هذه المدونة إلى التطرق إلى آلية عمل المؤسسات في تطبيق مؤشرات قياس الأداء للموظفين، وإنما مشاركتكم تجربتي في المبادئ التي أتبناها في وضع خطة الأهداف والمؤشرات لمتابعة وقياس حجم الإنجاز وكيفية مشاركة الأهداف مع فريق العمل.
عندما كنت أجتمع مع أعضاء الفريق بشكل فردي، كان يسعدني ذلك الحماس الذي يظهر على وجوهم وهم يستقبلوا العام الجديد بكثير من التفاؤل لفتح صفحة جديدة لتحقيق إنجازات حقيقية ووضع بصمة واضحة لهم في المؤسسة، فكان يختلط الأمر بين ما يود الموظف تحقيقه وبين ما تتطلع المؤسسة إلى تحقيقه من أهداف في السنة الجديدة، يقال “الفهم هو نصف الحل”، مشاركة خطة الأعمال والأهداف السنوية للمؤسسة مع الموظفين هو أحد الركائز الرئيسية من أجل وضع أهداف ذات مؤشرات أداء ناجحة. فإذا كان ضمن أهداف المؤسسة في هذا العام هو زيادة المبيعات بنسبة ١٠٪، فذلك يعني ان المعنيين في التسويق والمبيعات يتوجب عليهم تكثيف عملياتهم وعمل حملات استهداف لعملاء محتملين جدد وأسواق جديدة.
مفهوم مؤشرات قياس الأداء KPI
المصطلح في أبسط معانيه هو آلية لمتابعة وتقييم سير تقدم العمل من أجل تحقيق الأهداف المرجوة، لربما يتشابه الأمر على البعض في مسألة تعريف المصطلح بسبب تعدد المصادر، ولكن كل هدف ضمن نطاق عملك وممكن تحقيقه على الوجه الأمثل وقياسه في جميع مراحله ومحدد بإطار زمني فهو هدف ذكي قابل لتطبيق مؤشرات قياس الأداء عليه (SMART KPI).
استراتيجيات لتطبيق مؤشرات قياس الأداء
في كل عام يرتقب الموظف بمشاعر مخلوطة بين التفاؤل والقلق مما تنذر به الحملة السنوية لدوائر الموارد البشرية لحث المسؤولين والموظفين في الانتهاء من وضع مؤشرات قياس الأداء للسنة الجديدة، وتبدأ معضلة البيضة والدجاجة، هل الآلية تكون من أعلى الهرم إلى الأسفل أم العكس، وأنا هنا لست لأجادل في هذا التساؤل.
في مقالة “كيف تدير مسؤولك” نشرتها هارفرد بزنس ريفيو تم ذكر أحد المهارات الاستراتيجية في التعامل مع المسؤول، وهي أن تكون متقدمًا بخطوة في توقع ما يدور في رأسه، وفيما يلي سأشاركك خطوات تساعدك في رسم مؤشرات قياس الأداء لك، وسيتيح لك مناقشتها بعد ذلك مع مسؤولك بكل أريحية ووضوح.
تقسيم ساعات العمل
قاعدة ٦٠/٣٠/١٠ كنت أشاركها مع زملائي في الفريق، وهي أن تقسم ساعات العمل إلى:
- ٦٠٪ مركزه حول المشاريع التي تندرج تحت خطة الأهداف
- ٣٠٪ أعمال تندرج تحت المشاركة والمساهمة في إنجاح مشاريع الفريق
- ١٠٪ هي تشمل الاطلاع وبناء العلاقات والتطوع في أنشطة مختلفة بالمؤسسة.
لربما لا يسعنا المجال هناك لشرح القاعدة، ولكن نحن هنا نحاول فك شفرة ما تحويه الـ ٦٠٪ في خطة الأهداف للعام الجديد، بعدها نحتاج إلى معرفة أنواع المؤشرات التي يتوجب اضافتها في الخطة، هناك أهداف على مستوى المؤسسة ترتبط بالأداء المالي والتشغيلي وإدارة السمعة وخدمة العملاء وغيرها، وأخرى على مستوى الدائرة مثل المشاريع التخصصية والإنتاجية والقيادة، حيث تتباين حجم المساهمة لهذه المستويات في خطتك حسب مكانتك في السلم الوظيفي للمؤسسة.
هناك مستوى ثالث يتم تجاهله في معظم الأحيان سواء من المسؤول أو الموظف، والذي أعتبره لا يقل أهمية عن المستويين السابقين، وهو المستوى الذاتي (أو الشخصي) والذي يعتبر إضافته لقائمة المؤشرات هو الأجمل والأثمن من حيث كسب ولاء الموظف في أي مؤسسة، حيث يجسد هذا المستوى المساهمة الفردية لفكرة مبتكرة أو مشروع يتم تبنيه وتنفيذه وإنجازه، سيتم ذكر بعض الأمثلة لاحقا للتوضيح.
- الإستغلال الأمثل للمشاركة في المعارض والمؤتمرات {محدث}
تشارك العديد من المؤسسات العملاقة أو حتى المؤسسات الصغيرة والمتوسطة (إذا حصلوا على دعوة مجانية أو مدفوعة) في المعارض والملتقيات المحلية وأكثرها العالمية، ويكون حجم الاستفادة متفاوت بين البسيطة الى المعدومة في معظم المشاركات بالنسبة لحجم التكاليف.
ربط مؤشرات قياس الأداء بنطاق العمل
- عند وضع مؤشرات قياس الأداء يفضل فهم الوصف الوظيفي لنطاق العمل المكلف به، سيساعدك في وضع المؤشرات الصحيحة والدقيقة
- يفضل تنويع المؤشرات بين التسليم عند الإنجاز “On delivery” أو المركبة (التراكمية) “percentage/milestones”، فمؤشرات “التسليم عند الإنجاز” تعتمد على النتيجة النهائية، أم المركب وهو المعقد لتعدد الأهداف به فهو يعتمد على تقسيمه الى مراحل أو أحداث صغيرة يتم انجازها خلال العام، ويكون التقييم حسب كمية المراحل أو الأحداث التي تم إنجازها.
- مؤشرات قياس الأداء ليست تعجيزية (كما يشاع) وإنما هي أداة تحفيز وتنبيه لإنجاز الأهداف المرسومة، فعند وضع قائمة الأهداف تأكد بأن يكون لديك المقدرة لإنجازها بشكل مثالي.
- تأكد من وجود مؤشرات كافية لقياس الأداء، العدد الأمثل للمؤشرات هو من ٦ -١٠ بما يتناسب لتشمل نطاق عملك مع تجنب التكرار والازدواجية.
- أما بما يتعلق بالمؤشر الاستثنائي “Outstanding” للأهداف فيمكن أن يكون كقيمة مضافة للمشروع مثل إنجاز العمل قبل أوانه، تحصيل عوائد إضافية، الكفاءة في مراحل المشروع.
- الأهداف المشتركة مع الزملاء سواء أفقيًا أو عموديًا هي الأفضل لكونها تضمن التكاملية والنجاح لعناصر الفريق
- ضع أهداف مرتبطة بتطوير مهاراتك وتوسيع مداركك في المجال الذي تعمل به وشارك المؤشرات مع مسؤولك ليشرف على خطة التطوير لديك
مراجعة وتقييم المؤشرات
يهمل بعضنا متابعة المؤشرات التي وضعها في بداية العام من حيث تحليلها وتقييمها، ولربما وجب ذكر بعض الآليات الممكن اتباعها في بيئة العمل لأجل تأمين ذلك:
- الفهم الجيد والصريح للتوقعات المشتركة بين المسؤول والموظف ورسم الأهداف التي يسعا لتحقيقها على مستوى المؤسسة والدائرة
- اعتماد لقاء دوري مع المسؤول لمناقشة خطة الأهداف وتقييم مستوى الإنجاز بناء على المؤشرات الموضوعة (يفضل شهريًا)
- توفير المرونة والتوجيه في متابعة المؤشرات خلال الستة أشهر الأولى
- يفضل ربط تقارير المستجدات الأسبوعية والشهرية بالمؤشرات التي تبنيتها في خطة الأهداف لضمان المتابعة والانتباه لأي تحدي أو تدني للأداء
- عدم إضافة أو حذف مؤشرات بعد اعتماد خطة الأهداف ومؤشرات القياس، وإنما يمكن تعدليها وتقويمها مع الحفاظ على ما تم إنجازه في الخطة المعتمدة مبدئيا.
- احتفظ بسجل الشواهد والاثباتات لأي عمل أكملت إنجازه، ويفضل تسليم “شهادة اكتمال المشروع” للمسؤول.
انطلق نحو الانجاز
ان الهدف الأسمى من وضع مؤشرات الأداء هو ضمان المساهمة الإيجابية لجميع عناصر المؤسسة في تحقيق رؤيتها ومهامها، فالكل مطالب بالتجذيف في اتجاه واحد وتوقيت محدد للوصول للهدف، ولكون الموضوع يتمحور حول الموظف؛ فهناك أهداف أخرى لا تقل أهمية من تبني مؤشرات قياس الأداء في خطة الأهداف والعمل عليها، ذكر بعضها:
- المتابعة الحقيقية لتطور أداء الموظف خلال العام
- تكثيف الوقت والجهد لإنجاز أهداف الخطة بالشكل المثالي
- بناء علاقة إيجابية وبنّاءة بين الموظف والمسؤول في المؤسسة
- البناء الصحيح للتقدم المهني من خلال وضع الأهداف وتنفيذها وتسليمها حسب الخطة المتفق عليها.
- بناء ثقافة عمل مبنية على الثقة والإنتاجية
- تحقيق الرضا الوظيفي
